В зоне проведения состязаний развернут оперативный штаб. Здесь в круглосуточном режиме трудятся сотрудники городской администрации. Они следят за ситуацией на дорогах Поляны и трассах "Розы-Хутор". Большую работу с гостями и спортсменами выполняют и волонтеры. Сюда стекается вся информация о работе дорожников, медиков, снегоочистительной техники. Кроме того, здесь же можно проследить ситуацию с пробками на трассах, узнать о работе терминалов оплаты, предприятий общепита и магазинов Красной Поляны.
Штаб работает круглосуточно. Одновременно здесь трудятся более десятка сотрудников администрации. Они реагируют на тревожные сообщения - сходы лавин, пробки, заносы на дорогах и прочее. Возглавляет работу штаба первый заместитель главы города Анатолий Рыков. "Мы должны - это принципиальная позиция - узнавать информацию первыми. О том, как себя чувствуют гости. Вплоть до того, чтобы объезжать ежедневно 9 объектов с простым вопросом - что необходимо?". Анатолий Рыков, первый заместитель главы администрации Сочи.
Прямо из штаба следят и за работой волонтеров. Ежедневно в зоне проведения соревнований трудятся более полусотни добровольцев. Большинство из них - студенты из Сочи и Краснодарского края. Волонтеры трудятся в две смены. Помогают размещать гостей, спортсменов. Большая группа добровольцев исполняет роль гидов. Направляют гостей и лыжников на трассы, в различные зоны проведения турнира.
Студенты Кубанского медицинского института, например, отвечают за антидопинговую зону. "Мы должны будем сопровождать спортсменов для взятия проб на допинг. Следить, чтобы никаких казусов не случалось с ними. Будем доводить спортсменов до зоны допинг-контроля". Ольга Олейник, волонтер (г. Краснодар).
Снегопад в Красной Поляне не прекращается уже несколько дней. Поэтому волонтеры помогают расчищать подходы к горным трассам, чистят подъезды к отелям и магазинам. Волонтеров на "Розе-Хутор" можно узнать по красным курткам. Кроме фирменной экипировки добровольцев обеспечили питанием и организовали им переезд на комфортабельных автобусах. После окончания Кубка России на "Розе-Хутор" стартует Кубок мира. Поэтому волонтерам работы еще хватит.